BÍ MẬT DỰ TOÁN BÁO GIÁ TRÚNG THẦU LIÊN TỤC VÀ LUÔN CÓ LỜI (p13)

13. Triển khai thi công, hạch toán lời lỗ và rút kinh nghiệm cho các công trình sau.
Việc triển khai thi công là chuyên môn của các bạn, tôi không dám lạm bàn. Chỉ nói sơ mấy vấn đề về quản lý mà tôi biết:
- Về mô hình tổ chức thi công, nên lựa chọn đúng mô hình phù hợp:
o Mô hình thợ cả (thợ cả vẫn trực tiếp làm): Khi các bạn làm ít công trình (dưới 3 cái), trực tiếp kiểm soát và tổ chức công việc. Mô hình này tiện dụng và chi phí ít nhất nên giá thành giảm dễ cạnh tranh để nhận việc. Anh em khởi nghiệp thì nên làm theo mô hình này. Vì lúc mới ra thì cũng chưa nhiều công trình, nên mình tự quản lý được. Và cũng nên trực tiếp làm, bám sát công trường để hiểu về công việc, nếu sau này làm nhiều triển khai thành các mô hình khác thì mình cũng đã nắm rõ chân tơ kẽ tóc rồi nên dễ quản lý và kiểm soát hơn, không ai qua mặt mình mà làm bậy được.
o Mô hình cai (cai không làm hoặc làm ít): Số lượng công trình nhiều hơn, công trình xa nhau, công trình lớn và phức tạp. Chi phí tăng nhưng bù lại thầu không phải tổ chức và kiểm soát chi tiết từng công trình, rảnh rang làm các việc tìm kiếm công trình hay quản lý, hạch toán nên dễ phát triển công việc hơn. Khi đã vững, nhận được nhiều rồi thì chuyển qua mô hình này để có thể phát triển, làm nhiều công trình hơn.
o Mô hình hợp tác (thường là KTS hoặc bên nội thất, không chuyên thi công, hợp tác với người có quân cán thi công, chia lợi nhuận): Ràng buộc khá lỏng lẻo nên nếu hai bên đều thiện chí thì có thể thành công, còn không thì rất dễ bể.
o Mô hình khoán (có thể khoán trọn gói hoặc khoán phần nhân công, thầu chính mua vật tư): Nếu giải quyết hài hòa vấn đề về quyền lợi của cả 2 bên (giá giao khoán tốt, hai bên đều thiện chí)
o Mô hình khoán phần việc (vẫn là khoán mà chia nhỏ ra móng, các tầng, xây, tô, ốp lát …): Là mô hình trung gian giữa tự tổ chức và khoán. Theo tôi, áp dụng mô hình này sẽ giải quyết được vấn đề khó mở rộng quy mô (của việc tự tổ chức) và khó kiểm soát chất lượng (của việc khoán) và là phương án tối ưu cho các doanh nghiệp làm cỡ 20-30 công trình mỗi năm
- Tận dụng các công nghệ, tiện ích mới để quản lý, kiểm soát công việc thi công: Thời “ông bà anh” không có điện thoại thì việc điều hành công việc vô cùng khó khăn. Nhưng giờ, việc sử dụng điện thoại di động để điều hành, giao việc giờ cũng là xưa rồi. Các bạn hãy tận dụng các công nghệ, tiện ích mới để kiểm soát công việc tốt hơn
o Các dịch vụ nhắn tin nhóm: Zalo, Messenger, Viber … giao việc, báo cáo, kiểm soát, cả hình ảnh video và gửi file rất tiện lợi.
o Các dịch vụ lưu trữ đám mây để trao đổi file. Dropbox, Google Driver, One Driver. Đặc biệt có thể dùng Google Photo để chụp và sync hình ảnh tức thời, lưu trữ ảnh chụp làm tư liệu để kiểm soát chất lượng, tra cứu cũng như đưa vào hồ sơ hoàn công.
o Dùng Nhóm của Facebook để ghi chép và kiểm soát công việc.
o Dùng các phần mềm làm việc nhóm chuyên dụng
- Ghi chép, hạch toán chi phí – lời lỗ: Phần này hướng dẫn cho anh em một mình làm tất ăn cả nhé, còn nếu có kế toán thì bảo kế toán nó làm, đỡ đau đầu.
o Bắt buộc PHẢI ghi chép và hạch toán được chi phí lời lỗ. Làm công trình hàng vài tỉ, vài chục tỉ mà quản lý như kiểu mấy bà hàng tạp hóa là tiêu đời. Ứng được cục tiền về ném trong tủ, cần trả tiền vật tư nhân công nọ kia rút ra, chẳng ghi chép, chẳng tính toán gì. Lời không biết, lỗ không hay. Cuối công trình còn tiền thì bảo lời, hết tiền thì than lỗ rồi xoay chỗ nọ chỗ kia đắp vào.
o Rất nhiều thầu lôi thôi luộm thuộm, không có ý thức ghi chép từ đầu, thì tôi không nói (bó tay rồi). Nhưng nhiều người hiểu được nguyên lý đó, lúc đầu cũng làm cuốn sổ hăng hái lắm, ghi chép nọ kia. Nhưng càng ngày càng thấy rối, ghi chép lặt vặt quá, cái đinh cọng kẽm thấy ngại, riết rồi nhớ nhớ quên quên, bắt đầu nản. Rồi chiều tối về lại ghé làm mấy chai (kiểu như để mở rộng quan hệ nọ kia, làm thằng đàn ông phải mở rộng quan hệ, quan hệ là tiền, nhậu cũng là công việc, đại khái vậy … là chém gió bao biện với vợ con gia đình thế), đêm về đến nhà xỉn mịa, sáng mai lại xách xe đi sớm, loay hoay cả ngày không có lúc nào mở sổ ra, tối về lại nhậu, lại xỉn. Tới hồi rớ vô sổ sách nhớ nhớ quên quên, một hồi bỏ luôn.
o Nguyên tắc là phải ghi NGAY các khoản chi phí. Nếu không tiện mở sổ để ghi chép lúc đó thì ngay khi nào làm được, phải làm ngay, đừng trì hoãn. Kiểu thôi để về nhà ghi một thể rồi quên quên nhớ nhớ là tiêu.
o Các công cụ như Excel, Google Sheet cực kỳ hữu dụng khi bạn ghi chép vì nó có thể tính toán tức thời. Nếu không biết xài máy tính thì phải có kế toán, hoặc ít ra cũng phải nhờ được người biết để nhập vào máy. Chứ ngồi mà cộng trừ bằng tay thì rất lâu mà không chính xác.
o Nhưng dù có nhập trên máy rồi thì bắt buộc VẪN PHẢI CÓ SỔ GIẤY. File máy tính dễ bị hư hỏng, mất mát. Dễ sai sót khi thao tác. Chẳng hạn mở ra cấn phím, xóa hết một số là kết quả nhảy linh tinh ngay. Nên phải có sổ giấy, và lưu giữ cẩn thận để đối chiếu và kiểm tra khi có sai lệch số liệu.
o Sổ giấy phải kẻ bảng biểu đàng hoàng, đừng ghi lem nhem như cái nùi giẻ. Ý thức ngăn nắp từ đầu sẽ làm bạn có ý thức ghi chép hơn. Mẫu bảng dạng đơn giản thôi, có 2 cột THU/THI thôi, chứ đừng làm kiểu nguy hiểm NỢ/CÓ của kế toán rồi tẩu hỏa nhập ma.
o Dùng Excel, Google Sheet có thể mở trên máy tính hay trên smartphone, máy tính bảng. Tất nhiên, máy tính thao tác tiện hơn, nhưng ở công trường hay ngồi quán cà phê vẫn có thể mở bằng Smartphone để nhập liệu.
o Bất kỳ khi nào có điều kiện, phải nhập ngay vào file. Cái hay là nếu bạn đã lập công thức sẵn, thì ngay sau khi nhập sẽ có ngay tổng số và số tiền còn lại. Bạn có thể kiểm ngay số tiền để xem có khớp không, có sai sót quên ghi chép món nào hay không.
o Nên tách bạch tiền bạn tiêu xài cá nhân và tiền của công việc. KHÔNG lẫn lộn giữa 2 khoản, rất khó kiểm soát. Tập thói quen tự mình trả lương cho mình. Ví dụ đang làm 3 công trình thì mỗi tháng tự tính lương mình là 3trđ/công trình. Như vậy, bạn sẽ giới hạn được chi tiêu và sau này cũng có ý thức về việc tính lương của bạn VÀO CHI PHÍ CÔNG TRÌNH, chứ không còn coi đó là khoản LỜI nữa.
o Nên để tiền công trình và tiền tiêu pha của bạn thành 2 ngăn riêng biệt (thành 2 ví tiền riêng thì càng tốt). Cà phê ăn uống tiêu pha nọ kia mà cũng loáy hoáy ghi chép trông kỳ, mà nó lặt vặt quá, cũng ngại ghi. Mỗi lần bạn lấy ra 500k hay 1tr gì đó, bỏ ra ngăn (ví) riêng. Ghi ngay vào sổ (ghi là Lấy tiền tiêu vặt hoặc Lấy lương gì đó). Xài hết lại lấy. Đừng lấy lộn xộn giữa 2 loại, khó kiểm soát và dễ nhầm lẫn.
o Khi làm nhiều công trình, cố gắng tách bạch các công trình. Cái này tuy hơi khó nhưng nếu mình ý thức từ đầu thì vẫn làm được. Vì vật tư nhiều khi lấy ở một chỗ cho nhiều công trình, nếu mình không yêu cầu mà họ đưa bill lên chỉ ghi tổng số là sẽ kẹt. Vì vậy, yêu cầu họ tách bill ra rõ ràng, công trình nào ra công trình ấy. Còn nếu mình chủ động chia (vd mua cuộn dây điện xong cắt bên này ít bên kia ít) thì phải ghi ngay vào bill để chia ra ngay, tránh nhầm lẫn.
o Mấy cái giàn giáo, chống, đà, ván khuôn, dụng cụ máy móc thì hơi rối. Vì mua về đâu có phải dùng cho mỗi công trình ấy đâu, mà phải tính khấu hao. Nếu vậy, hạch toán là mua tài sản chung của công ty, rồi khấu hao vào cho công trình thôi. Nhưng nhiều anh em thì cứ tính vào công trình đó, xong thì coi như lời được cái máy. Nói chung tính sao cũng được, vì cuối cùng vẫn là của mình mà, mất đi đâu mà lo. Riêng ván khuôn thì có thể tính hết luôn, vì sau công trình nếu còn chút ván thì nó cũng tương đối nát rồi, cũng chỉ tận dụng làm mấy cái móng hoặc đà kiềng cho công trình sau, giá trị không đáng kể. Nói chung tùy các bạn tính toán
o Có thể làm mỗi công trình 1 file cho dễ quản lý. Các chi phí chung của công ty (văn phòng, kế toán …) làm riêng một file. Máy móc thiết bị nếu làm kiểu khấu hao thì đưa vào file chung, nếu làm kiểu đưa thẳng vào công trình thì nhập thẳng vào công trình. Khi tính lời lỗ cho công trình, nhớ phân bổ chi phí chung của công ty vào. (hơi rối, chắc phải anh em nào tương đối khá về hạch toán mới làm được, nên theo tôi mua cứ hạch toán thẳng vào công trình cho nhanh)
o Cũng có thể chỉ làm 1 bảng chung cho cả công ty cho nó tập trung, rồi sau này dùng các hàm sumif(), vlookup, hlookup để tách ra. Cách này chuyên nghiệp hơn, nhưng yêu cầu người dùng phải tương đối giỏi về Excel
o Trong quá trình làm, luôn luôn so sánh hao phí về vật tư, nhân công thực tế với số liệu tính trong phần mềm dtPro MyHouse. Bảng tổng hợp vật tư của dtPro MyHouse đã tách ra các phần, như móng, BTCT, xây tô, hoàn thiện, điện nước … nên bạn dễ dàng so sánh để biết hiệu quả công việc, có bị hao hụt hay tiết kiệm được so với dự toán.
o Kết thúc công trình cũng sẽ phải so sánh tổng vật tư nhân công với số liệu dự toán, để biết hiệu quả tiết kiệm hay hao hụt
o Sau khi phân bổ các chi phí chung của toàn công ty, so sánh với giá trị được nhận thực tế (nếu có phát sinh thì cộng thêm vào thôi) sẽ biết lời/lỗ và hiệu quả thực tế của công trình. Nếu lời nhiều thì phân tích xem lời ở đâu, lần sau cứ vậy phát huy. Lời ít hay lỗ cũng tìm hiểu để rút kinh nghiệm, trường hợp không khắc phục được thì lần sau tránh những công trình dạng này ra “thà ngồi chơi cho sướng”
- Lựa chọn phương án ghi chép cho phù hợp: Thực tế ra việc hạch toán này khá rối. Tùy trình độ và khả năng (về tính toán, về vi tính …) mà bạn thực hiện sao cho phù hợp nhất. 
o Trường hợp không rành tính toán và máy tính, làm mỗi công trình 1 file đơn giản và chi phí chung cho cả công ty thêm 1 file nữa. Khi hoàn thành công trình nào, phân bổ các chi phí chung vào, tính toán tương đối phần giá trị thiết bị còn lại (đã mua và tính cho công trình đó nhưng giờ vẫn còn sử dụng được tiếp), từ đó nhẩm được lời/lỗ.
o Trường hợp rành hơn, ghi trong file Excel nhưng dùng các hộp chọn, các hàm phức tạp để tách từng phần chi phí chi tiết (xi măng bao nhiêu, thép bao nhiêu, đá cát bao nhiêu …). Hạch toán rõ hơn từng phần chi phí chung, thiết bị máy móc … khấu hao chi tiết vào công trình. Sẽ được số liệu chi tiết hơn nhưng cũng khó làm hơn.
o Trường hợp rành hơn nữa, ghi tất cả trong 1 file thôi rồi cần số liệu gì thì tách ra. Cái này thì cần trình độ về Excel hoặc Google Sheet khá siêu đẳng. Phải anh em nào thật giỏi mới thực hiện được
Tôi sẽ làm 1 file dạng đơn giản nhất và phát hành miễn phí để anh em tự làm và quản lý chi phí. Sẽ cân nhắc lập trình. Nhưng thời gian có hạn, không biết có thể làm được hay không.
-----------------------
Đăng ký học lớp "BÍ MẬT DỰ TOÁN BÁO GIÁ TRÚNG THẦU LIÊN TỤC" thứ 6 ngày 10/5/2019 từ 19-22h tại đây
Xem thêm
Video livestream Kinh nghiệm khởi nghiệp xây dựng tại đây
Sách Bí mật dự toán báo giá liên tục trúng thầu tại đây
Sách Kinh nghiệm khởi nghiệp xây dựng tại đây
www.thangdutoan.vn #thangdutoan #kinhnghiemkhoinghiepxaydung

----------------------

dtPro MyHouse - Báo giá nhanh, dễ trúng thầu và thi công có lời